بلاگ

هنر برنامه ریزی

معمولا هنگامی که سخن از برنامه ریزی می شود این کار برای رهبران و مدیران کاری ساده، گام به گام و نظام مند است که می بایست برای آن ارزیابی و تحلیل محیط کسب و کارکرد، بر اهدافی مشخص به توافق رسید و راه ها و ابزارهایی به منظور دستیابی به آن ها در قالب استراتژی مشخص کرد و در انتها نیز درآمد، هزینه ها و فرآیندهای زمانی هدف را مشخص و به سمت آن ها حرکت کرد. با این حال، امروزه و در محیط های پیچیده و متلاطم کسب و کار شرکت ها با چالش های جدید مواجه می شوند که نیازمند تحلیل های پویا و برنامه ریزی استراتژی های متفاوتی می باشند. در این دوره با توجه به نوسانات شدید اقتصادی در محیط های کسب کار، توجه به برنامه ریزی نه تنها اهمیت خود را از دست نداده است، بلکه حیاتی تر و با اهمیت تر می باشد. اما برنامه ریزی در چنین شرایطی نیازمند اصولی است که تحت عنوان هنر برنامه ریزی قصد داریم در این مقاله به آن بپردازیم.
کسب و کارهای امروزی با رقابت تهاجمی بیشتری نسبت به قبل مواجه هستند و ریسک های آنان افزایش پیدا کرده است می بایست نسبت به تخصیص منابع و کنترل فعالیت ها به ویژه در گستره بین المللی با دقت و کنترل بالایی اقدام کنند. برنامه ریزی هوشمند هرگز به اندازه امروز مهم نبوده است. محیط امروزی کاملا تغییر پیدا کرده است و کسب و کارها با چالش های جدید مواجهه هستند، اقتصاد ها پیچیده شده اند و بنگاه ها نیازمند پویایی و انعطاف پذیری بالاتری می باشند. برنامه ریزی در چنین شرایط نیازمند اصول و تکنیک هایی است که خیلی از آن ها در عمل و در اثر بررسی تجربیات موفق حاصل می شوند و برای همین ما به از آن ها به عنوان هنر برنامه ریزی یاد می کنیم.

تغییرات بیرونی

در گذشته ای نه چندان دور، موقعیت رهبری یک شرکت در بازار، قابل دفاع بود و اندازه و سهم  بازار آن دلیلی روشن از عملکرد مداوم آن بود. بازارها به همان اندازه برای همه شرکت های مشارکت کننده در بازار جذاب بودند و توسعه و برنامه ریزی استراتژی شرکت در زمینه هایی قابل اعتماد، پایدار و قابل پیش بینی بود. اما بحران مالی جهانی به سرعت تغییرات اساسی و بلندمدتی را به دنبال داشت و منجر به یک واقعیت جدید شد و بسیاری از شرکت ها آماده این تغییرات نبودند.
در این دوره جدید از نوسانات شدید اقتصادی، برنامه ریزی حیاتی تر و با اهمیت تر می باشد. بازارهای جهانی پر شده اند از ریسک ها، نوسانات، خطرات پیش بینی نشده در مقیاس بزرگ و سرمایه گذاری مجدد در عدم اطمینان ها. فضایی که منجر به تغییر در رفتار مصرف کننده و افزایش خطرات در تنظیم و سیاست شده است. اثرات جهانی شدن، مبارزه و رقابت شدید برای منابع  همگی سبب تغییر نظامات اقتصادی شده اند.
واقعیت جدید یک بازار جهانی است که در آن اطلاعات فراگیر و غالبا غریب است. نیروهای غیر قابل پیش بینی اغلب ظاهر می شوند، مانند جنبش های تاثیرگذار اجتماعی و یا نقش های بیشتر برای دولت های محلی و ملی و در این چشم انداز تغییر یافته، رهبری بازار بسیار ناپایدار است. درصد بالای شرکت ها از موقعیت سه کمپانی برتر حذف می شوند و برخی در کمتر از پنج سال موقعیت خود را در ده شرکت برتر از دست می دهند و اغلب اوقات به دلیل ورشکستگی یا خرید یا ادغام با سایر شرکت ها این اتفاق می افتد. موفقیت ثابت نیست و کمتر به طور مستقیم با اندازه یا دارایی یک کسب و کار مرتبط است. علاوه بر این، تفاوت های چشمگیری در درآمدبازیگران فعال وجود دارد، و این امر ثابت می کند که “تاوان اشتباه کردن” افزایش یافته است و جذابیت یک بازار به شدت در میان بازیگران رقابتی در آن متفاوت است. با بررسی نمودار های زیر در می یابیم که اشتباه کردن و از دست دادن موفقیت فقط محدود به شرکت های جدید و یا بدون تجربه نبوده و بسیاری از شرکت های موفق نیز در شرایط پیچیده و متلاطم امروزی موقعیت و جایگاه خود را در میان رقبا از دست می دهند. در حقیقت شرکت های پیشرو و رهبر بیشتر از گذشته و با سرعت بالاتری از موقعیت خود سقوط می کنند و آن را از دست می دهند.

رقابت شدید و ناهمگن است، نرخ و جنس ورود تازه واردان متحول شده است. فن آوری های جدید به فشارهای شرکت ها نیز می افزاید. عدم پایداری و قابل پیش بینی بودن در این واقعیت جدید باعث می شود که سازمان ها بتوانند انعطاف پذیر شوند و حالا باید یاد بگیرند که تا حد امکان چابک و سازگار باشند.

موانع داخلی

واقعیت جدید که در جهان امروز به وقوع پیوسته است، نیازهای خاص و منحنی یادگیری جدیدی را به ارمغان می آورد. مسائل داخلی مربوط به شرکت نیز به برنامه ریزی مشکلات کمک می کند، مخصوصا به این دلیل که آن ها سبب تضعیف سازمان به منظور انطباق با محیط های بیرونی می شوند. اغلب این کمبودها در سطح شرکت، علل ریشه ای عمیقی دارند. بسیاری از سازمان ها در چنین  زمانی هنوز روش های برنامه ریزی کلاسیک را دنبال می کنند که بخش اعظمی از توجه و انرژی کارمندان را به خود جلب می کند. نوسان بازار برنامه ریزی را پیچیده تر می کند و نیازمند تعهد زمانی بیشتری است و مانع مدیریت موثر مدیران و کارکنان در فعالیت های حیاتی کسب و کار می شود. علاوه بر این، بسیاری از شرکت ها که با برنامه ریزی های کلاسیک و پیچیده دست و پنجه نرم می کنند، شاهد آن هستند که اعتبار برنامه ها به سرعت از میان می رود و حتی گاهی اوقات قبل از شروع دوره برنامه دیگر قابل اجرا نمی باشد. در نهایت منجر به تکرار و بازنگری بیش از حد می شوند. چنین تلاش هایی در واقع به شرکت ها انعطاف پذیری کمتری در محیط جهانی می دهد در حالیکه آن ها به انعطاف پذیری بیشتری نسبت به گذشته نیاز دارند. علاوه بر این فرآیند های کاری ناکارآمد، داده های نامعتبر و با کیفیت پایین، مدیریت و فرهنگ غلط همگی از عواملی هستند که سبب کاهش اثر بخشی برنامه ها در سازمان های امروزی می شوند.

پذیرش تغییر: ده اصل در ایجاد بهترین روش ها

بسیاری از سازمان ها در تغییر فرآیند برنامه ریزی خود برای تبدیل شدن به شرکتی موثرتر و کارآمدتر در واقعیت جدید امروز موفق شده اند. شرکت های امروزی می بایست اصولی را در برنامه ریزی های خود توجه کنند و مد نظر قرار دهند. تمرکز کلی برنامه ریزی باید از پیش بینی دقیق و به سوی پیش بینی استراتژیک و بلندپروازی بلندمدت تنظیم شود که از طریق بینش کسب و کار از پایین به بالا اعتبار می یابد. گروه مشاوران بوستون به منظور تقویت هنر برنامه ریزی 10 اصل کلیدی در برنامه ریزی را معرفی می کنند که این اصول عبارتند از:

1- هدف گذاری بالا به پایین را در اولویت قرار دهید: برنامه ریزی را حول یک هدف مشخص انجام دهید. از اهداف بالا شروع کنید و اهداف سطوح بعدی را به مدیران همان سطوح واگذار کنید.

2- دیدگاه تحلیل گرایانه داشته باشید: با استفاده از مبانی اندازه گیری صحیح و ارزش پایه، سیستم های برنامه ریزی، گزارش گیری و پیش بینی را طراحی کنید و به دنبال ارائه تحلیل های صحیح و دقیق و به موقع باشید.

3-برنامه ریزی را با جزئیات کمتر انجام دهید: خطوط کلی را مشخص کنید و جزئیات را به واحد ها، نمایندگی ها و مدیران واگذار کنید.

4- در هر سطحی، جزئیات متفاوتی از برنامه را تدوین کنید: در سطوح عالی سعی در تعیین اهداف و اعتبار آن ها داشته باشید و پس از تایید در سطوح پایین تر اقدامات عملیاتی و بودجه بندی را طرح ریزی کنید.

5- چرخه برنامه ریزی را کوتاه کنید: زمانی که به برنامه ریزی اختصاص می دهید را کوتاه کنید و در عوض در طول سال آن را مستمر بررسی و بازبینی و اصلاح کنید.

6-میان آرزوها و واقعیات تعادل برقرار کنید: میان هدف هایی که بر مبنای آرزوها طرح ریزی می شوند و آنچه که وقعا قابلیت تحقق پذیری دارد تعادل برقرار کنید. حواستان باشد که دو آینده داریم یک آینده مطلوب ایده آل و دوم آینده مطلوب در دسترس. در برنامه ریزی سعی کنید بیشتر بر آینده مطلوب در دسترس متمرکز باشید.

7-سازگار و انعطاف پذیر باشید: از برنامه ریزی مبتنی بر سناریو و تکنیک های شبیه سازی برای مواجهه با نوسانات محیطی استفاده کنید.

8-سیستم جبران خدمت و پاداش خود را باز آفرینی کنید: فراموش نکنید که شاخص های جبران خدمت و پاداش هدایت کننده رفتار هستند. بر عملکرد واقعی مبتنی بر برنامه متمرکز باشید.

9-بده و بستان ها را در فرآیند برنامه ریزی مدیریت کنید: فراموش نکنید که برنامه ریزی به بده و بستان همراه است. می بایست یک سری چیزها را بدهید و به یک سری چیزها نه بگویید تا یکسری از دستاوردها را داشته باشید. میان سرعت برنامه ریزی و عمق آن تعادل برقرار کنید.

10- حاکمیت شرکتی و اهداف را مشخص کنید: نحوه تصمیم گیری، مرجع تصمیم گیری و رسیدن به توافق به منظور حرکت به جلو می بایست مشخص و شفاف باشد.

منبع: گزارش  هنر برنامه ریزی، گروه مشاوران بوستون